一般的な秘書業務を、オンライン上で行う「オンライン秘書サービス」（オンラインアシスタントサービス）。
日々のスケジュール調整やメールの返信、移動の手配・予約、会食場所のリサーチなど、求められるタスクをchatworkやslackなどのチャットツールにて対応します。
オフラインの秘書と大きく異なる点は、「オンライン秘書」の文字通り、基本的にはオンラインでのみのやり取りをすることで、出社などは一切せず、テキストにてのコミュニケーションが多くなります。
オンライン化が一気に進んだコロナ禍に相応しい、業務形態なのです。
オンライン秘書に頼める業務は多岐に渡り、人材によってはクリエイティブな制作業務など専門的な依頼もできますが、今回は一般的な秘書代行業務について見ていきましょう。
秘書業務について
スケジュール管理
秘書の大切な仕事のひとつとして、スケジュール調整・管理があります。
新しいアポイントメントが入った際、対応できる日時・時間帯・場所の調整をします。
当然アポイントメントに付随する、会議室の手配や食事の手配なども行います。
また出張の予定があれば、航空機や新幹線、ホテルの予約なども必要になります。
万が一にもダブルブッキングなどないように、秘書がスケジュール管理とリマインドを常に行わねばなりません。
電話・メール対応
クライアントの仕事の効率化のため、秘書が電話の一時対応を行い、チャットツールを介し受電内容を情報共有します。
受注などの機会損失をすることなく、営業電話への不在対応もできます。
(電話代行サービスに特化した電話秘書代行というサービスもございます。)
またクライアントに届いたメールの内容をチェックし、対応できる内容ならば、クライアントに代わって秘書が返信を行うことも可能です。
書類作成
クライアントの業務に関する文書の作成・管理を行います。
経費精算に関する書類や、ミーディングに使用する資料、など作成する書類や文章の種類はさまざまです。
社内文書や社外文書の管理も、秘書が行います。
クライアントの業務サポート
その他、クライアントが効率よく仕事ができるよう、記帳や経費精算などの経理を行う場合もあります。
庶務や総務、面接の手配などの人事に関わる管轄など、幅広くクライアントをサポートします。
オンライン秘書のメリット
一般に「正社員を1人雇用するために100万円かかる」と言われます。
当然雇用するためには、採用コストに留まらず、教育コスト、月々発生する給料など、継続的な人件費が必要です。
しかも例え優秀な人材に育てたとしても、退職するリスクもあるのです。
100万円あれば、オンライン秘書を何年運用できるでしょうか。
特に人材の少ないスタートアップ企業にとっては、雑務を一手に任せることのできる「オンライン秘書」という選択肢はコストパフォーマンスが非常に高く、会社利益に直結する仕事に、自社の人的リソースを割くことが可能になります。
オンライン秘書サービス「ASHIGARU」とは
弊社のサービス「ASHIGARU」のスタッフは「元・営業ハイパフォーマー」のみ。
つまり「常に最前線で営業として顧客と折衝してきた『攻め』のスペシャリストが、オンライン秘書となり、コールセンター業務などのいわゆる『守り』の業務」を行うことにあります。
いちからコールセンター業務を構築し、オペレーション設計からトークスクリプト開発まで、生産性向上を目的としたご提案を致します。
カスタマーサクセスの観点から、クレーム対応からの解約阻止はもちろん、そこからの自然なクロスセルやアップセルこそ「ASHIGARU」の真骨頂です。
またASHIGARU最大の特徴は、オンライン秘書でありながら、テレアポ代行もご依頼いただけることです。
カスタマーセントリック(顧客中心)を徹底的に取り組み浸透させることで、持続可能な「顧客満足のアウトソーシング」を、カスタマーサクセスからカスタマーサスティナビリティへと昇華した「ASHIGARU」を、是非お試しください。
