営業事務に求められるスキルとは?

営業センスが必要な事務職

営業事務はその名のとおり、営業部門にて顧客管理や書類作成、来客応対、電話応対などを通し、営業職メンバーの業務をサポートするのが主な仕事です。
営業職メンバーの役割は企業の売上・利益を生み出すことですから、営業事務はその補佐役であり、明確な数値目標を持つ営業パーソンを支える縁の下の力持ちといえるでしょう。

また営業事務職は、売上・利益という結果の分かり易い環境下で働きますから、自身の仕事が数字に直接影響を与える機会も少なくありません。

例えば新規顧客からの問い合わせに対して、また既存顧客のクレームに対して、適切なやりとりをすることが、そのまま受注やリピートに繋がるといったことも多く見受けられます。

このように営業事務はバックオフィスを通して、企業の中核部署である営業部門を支えている大変重要な業務なのです。

ではその営業事務には、一体どのような能力が求められるでしょうか。

高いコミュニケーションスキル

営業事務には高いコミュニケーションスキルが求められます。
なぜなら、顧客を中心とした社内外のビジネスパーソンとのやり取りが多いからです。

営業パーソンは、外回りや会議への出席などでデスクから離れている場合が多く、その間の取次ぎは全て営業事務が行う企業も多いでしょう。
社外に対する折衝役としての窓口を一手に引き受ける訳ですから、ビジネスマナーは勿論、相手の状況を察して最適な対応を取るというスキルが求められます。
また先ほど触れたように、顧客からの問い合わせに対して要望を正確に汲み取ることが、契約受注の行方を左右することもあります。

臨機応変な対応とホスピタリティの高さ

営業部門は基本的に顧客の意向を優先する形で活動することになります。
時にはマニュアル通りの対応ではなく、困難を解決するための方法を考えられるスマートさが大切です。
「シチュエーションに応じて臨機応変な対応ができる」ということが資質として求めるものです。

一般事務とは異なり営業チームの一員として働くことが多く、オフィスにおけるアシスタント役としての柔軟性が求められます。職種を問わず、社内外への気配り能力は必須です。
職場内でのチームワークを高めるムードメーカー的存在となれれば、営業事務として十分活躍できるでしょう。

充実したPCスキル

営業事務に求められるPCスキルは、見積書に請求書、顧客管理を作成ファイリングする為の、Word、Excelが使えることが大前提となります。

さらに顧客や取引先とのやり取りにはメールを使用し、プレゼンテーションや営業資料作成のサポートを行う際には、PowerPointなどを使うケースもあるので、オススメの資格を挙げるとすれば、MOS、ビジネス文書検定、秘書検定、簿記などが役に立つでしょう。

顧客や取引先への商品の受発注や、見積、伝票・請求書の発行、納期・在庫管理入力、また仕分けや収集などの営業経理まで、営業のサポートをこなす力が求められます。

スケジュール管理能力

営業事務は、顧客や営業部門メンバーのスケジュールを把握、管理するスキルが必要です。

例えば顧客へサービス提供を行う際、様々な書類が必要になりますが、これらは確認、修正という手続きが何度も繰り返される為、時間を要します。
担当顧客の希望日時に応じた商品やサービスを提供するためには、全てのタイムスケジュールを頭に入れ、時間を逆算して作業をしなければなりません。

そればかりでなく、多くの営業職メンバーから次々と仕事を依頼されるため、仕事全般の優先順位を付け、処理するという管理能力も重要です。
営業職メンバーがどのタイミングでどう動くかを把握し、時には注意喚起をするなどといった工夫が必要です。

このように営業事務とは企業の花形である営業部門を補佐する、大変やりがいのある仕事でありますが、同時に大変営業フォローへのセンスを問われる仕事です。
派遣や未経験からのバイト応募で雇う企業もありますが、なかなか求める人材確保が難しいでもあります。

特にスタートアップ企業においては、経営陣が雑務に時間を取られているようでは、ビジネスが成長するはずもないので、営業事務をしっかり回してくれる人を採用する必要があります。

そこでオススメしたいのが、働き方改革の推進や、コロナ禍のリモートワーク推奨により、注目を集める「アウトソーシング」です。
これまでは単純にコストカットを目的としたアウトソーシングが主流でしたが、今はバックオフィス業務の戦略的なアウトソーシングの活用が進んでいます。
アウトソーシングは自社が抱える業務を社外に委託することで、企業活動を円滑に進める手段のひとつといえます。

では実際にそのメリットを見ていきましょう。

コア業務への注力化による収益拡大

特にスタートアップ企業は必要な作業が多い反面、人材のリソースが限られています。
単純作業や、ノンコア業務をはじめとした実務を外部に委託することで、コア業務に集中することが可能になります。

ノンコア業務に投下していた人件費の削減

必要な業務のみを外部に委託するので、正社員の雇用より遥かに費用の削減が期待できます。
同時に離職リスクの懸念やマネジメント業務にかける工数も必要ありません。

専門性の高い業務にも対応

一般的な営業事務作業だけでなく、専門スキルを要する業務も依頼することが可能です。
プロに業務を任せることで、効率よく業務の精度を高めることができます。

このようにアウトソーシングを取り入れることで、営業事務におけるスキルと経験を強みとし、幅広い支援をスムーズに受けることが可能になります。

弊社の新サービス「ASHIGARU」のスタッフは「元・営業ハイパフォーマー」のみ。

つまり「常に最前線で営業として顧客と折衝してきた『攻め』のスペシャリストが、カスタマーサクセスなどのいわゆる『守り』の業務」を行うことにあります。
カスタマーセントリック(顧客中心)を徹底的に取り組み浸透させることで、持続可能な「顧客満足のアウトソーシング」を、カスタマーサクセスからカスタマーサスティナビリティへと昇華した「ASHIGARU」を、是非お試しください。

ASHIGARUコラム