オンライン秘書おすすめの選び方

オンライン秘書とは

一流の経営者は、優秀な秘書を雇います。
人・モノ・金にテコの原理を働かせ、経営者自らはより重要な判断に、時間を費やせる環境を作らなくてはならないからです。

ですが駆け出しのスタートアップや、ベンチャー企業にとっては「人を雇うこと」自体が現実的ではない場合もあります。
例えば月給20万円で社会保障をつけて雇用すれば、1人あたり最低でも500万円はかかるため、会社にとって採用のリスクは大きな負担となるからです。
そもそも秘書を雇うには、もっと会社が大きくなってから・・・という方も少なからずいるでしょう。

このような理由から、コアワークへ予算を集中させるため、それ以外のノンコア業務を一手にこなしている経営者は非常に多いのです。
しかしながら割ける人的リソースには限界があり、バックオフィス業務まで加えると、多忙を極めます。
日々雑務に忙殺され、仕事が山のようにたまってきてはいないでしょうか。本業になかなか手が回らないという声もよく聞きます。

減らない仕事にうんざりしてきたら要注意です!
生産性が下がってきているサインだと思ってください!

そのような時、あなたにおすすめしたいのが「オンライン秘書」です。

フジ子さん、CASTERBIZ(キャスタービズ)、CLARY(クラリー)、Genny(ジェニー)、Kaori-san(かおりさん)、HELP YOU(ヘルプユー)、トーイングウーマン、BizMow(ビズモ)などなど、最近耳にしたことはありませんか?

「オンライン秘書」とは、ネット上で担当秘書を依頼することで、数多くの事務的作業を確実に行なってくれるサービスのことです。

これを利用することで、新たな人材を雇うことや育てる手間を省くことができますし、人材を雇うよりも遥かに低コストで、経営者が本来自身で行うべき「利益に繋がる仕事」へ集中できる環境作りが可能になるのです。

海外では「バーチャルアシスタント」や「オンラインアシスタント」と呼ばれ、多くの有名企業が導入しているサービスです。
「人件費の削減」「業務の効率化」を目的に、日本でも特に人手も時間も足りないスタートアップやベンチャー企業を中心に、急速に広まりつつある選択肢のひとつです。

1クライアントに対して1人の専属アシスタントが対応することが一般的であり、そのメインアシスタントが自社内の専門部署に業務を回しますので、1クライアントに対して「チーム」でアシスタントをする形になります。

実働時間が月ごとに決められていますので、時間単価は実際に自社社員をアルバイト時給程度で雇うのと同等のコストであり、その価格帯で優秀かつスピーディーに秘書業務をこなすアシスタントを、アウトソーシングすることができるということです。

また実際に依頼できる業務はサービスによって多少違いはあるものの、基本的に依頼できる業務内容は通常の秘書業務と変わりません。

秘書業務

関係企業へのメール対応、アポイントメントやスケジュールの調整、タスク管理、議事録や資料の作成。
交通機関やホテルの予約、会食時のレストランのリサーチや予約など。
line、chatwork、slack等含むメール返信。

経理・財務・人事

請求書に見積書、注文書や決算書、事業計画書の作成など、記帳から始まり経費精算といった経理財務に関する事務作業。
人材採用に関わるセミナーや研修、面接の手配、応募者対応までをカバーするなど、秘書業務から一歩踏み込んだ対応もございます。

マーケティング

投稿やコメント返信などのSNSの運用代行。
ウェブやSNSでのマーケティングに関連したコンテンツの更新や修正、記事の入稿代行など。
レポート作成やクラウドツール、クラウドソーシングのディレクション、広告運用など、専門性の高い幅広い業務を依頼できます。

広告運用

SNS広告、リスティング広告、ウェブ広告の運用、またメルマガ配信など。
広告運用は、大企業でも外注するパターンが多いため、便利に利用できるでしょう。

クリエイティブ・制作業務

ウェブデザイナーを自社に抱えていると表現すべきかもしれませんが、バナー作成、ウェブやロゴデザイン、またランディングページの作成、コーディングなど、クリエイターでないとできない業務に対応したサービスもあります。

営業

名刺のデーター入力から始まり、プレゼン資料、企画書、提案書などの作成、リサーチ・分析なども行うことができます。
経営者みずからがトップセールスをしているような会社では、とても便利な存在です。

このように、ちょっとしたお願いごとから本格的な会社の業務まで、依頼をすることができます。
オンライン秘書サービスの内容は幅広いため、通常の秘書には頼めなかった作業などを依頼することも可能です。

例えば、多言語能力に優れた人であれば、サービスを通じて翻訳業務を任せることができます。
会社によっては、バイリンガル人材に対応したサービスをも提供しており、ちょっとしたメールやチャットのやりとり代行をしたり、または現地との電話まで請け負うこともあります。更に、英語だけでなく多言語対応を売りにしている会社もあります。
規模を問わず、企業の海外進出が当たり前となってきた昨今、英語を使いこなせる人材を自社スタッフとして確保するのはとても大変です。
その点、オンライン秘書なら気軽にお試しができます。
(基本は在宅のアシスタントサービスを外注するものですが、別途オフライン業務に対応するサービスもあります。)

 

つまりオンライン秘書のメリットは、業務の効率化のみならず、人件費、採用費を削減できること、幅広い業務を依頼できることです。
当然メリットがある一方で、「スキルが人によって異なる」というデメリットもございます。そのため場合によっては業務スピードやクオリティが、期待値を下回る結果となってしまう可能性もあります。

カスタマーサポートを初め、実は顧客との一番の接点であるノンコア業務。
しかしながら社内の限りある優秀な人的リソースを、ノンコア業務に割きにくいのが企業の実情です。

実は弊社「ASHIGARU」のスタッフは「元・営業ハイパフォーマー」のみ。
元・営業ハイパフォーマーがオンライン秘書を行うことに、意味があると思っております。

なぜなら、生涯顧客価値を最大化させるということを得意にしているからです。

オンライン秘書のニーズは今後もますます増加傾向にあるとが予想されます。
優秀な人材は欲しい反面、人材採用に割く資金を抑えたい!といった理由があるなら一度、オンライン秘書の利用を検討されてははいかがでしょうか。

ASHIGARUコラム