会社には、コア業務ではない様々な雑務が、多岐に渡り存在しています。
しかしながら当然割ける人的リソースは限られており、日々雑務に追われ、本業になかなか手が回らないという声もよく聞きます。
だからといって、これがやらないわけにはいけない・・・という悪循環に陥りがちですよね。
そのような時、あなたの良きパートナーとなってくれるのが「オンライン秘書」です。
海外では多くの有名企業が導入しているサービスですが、「人件費の削減」「業務の効率化」を目的に、日本でも特に人手も時間も足りないスタートアップやベンチャー企業を中心に、急速に広まりつつある選択肢のひとつです。
リモートワークのオンライン秘書に雑業務を任せることで、只ひたすらに生産性向上を目指せるため、今注目を集めているサービス。
業務量の変動に合わせて幅広い仕事を依頼することができますので、社員、アルバイトを新規雇用するよりも融通が効くのが特徴です。
つまりそれは、費用対効果が非常に良いということでもあります。
「正社員を1人雇用するために100万円かかる」と言われますが、勿論採用コストのみにとどまらず、その後教育コスト、月々の給料など、しっかりと人件費が発生するわけです。
そして例え優秀な人材に育てたとしても、退職するリスクも負わねばなりません。
100万円あれば、プロのオンライン秘書を何年運用できるでしょう・・・。
どちらが会社にとって良いお金の使い方なのかは明白です。
ではオンライン秘書とは、具体的にどのようなサービスで、ビジネスにおいてどのような役割を担うのか、以下大きく６つの業務に分けてご説明いたします。
秘書業務
オンライン秘書が最も得意とするのは秘書業務です。
関係企業へのメール対応、アポイントメントやスケジュールの調整、タスク管理、議事録や資料の作成。
また出張時の交通機関やホテルの予約、会食時のレストランのリサーチや予約など、一般の秘書業務を想像して頂くと良いと思います。
経理・財務・人事
請求書に見積書、注文書や決算書、事業計画書の作成など、経費精算といった経理財務に関する事務作業や、人材採用に関わるセミナーや研修の手配、応募者対応までをカバーするなど、秘書業務から一歩踏み込んだ対応もございます。
マーケティング
投稿やコメント返信などのSNSの運用代行から始まり、ウェブやSNSでのマーケティングに関連したコンテンツの更新や修正、記事の入稿代行など、これらはオンラインサービスの得意分野です。
レポート作成やクラウドソーシングのディレクション、広告運用など、専門性の高い幅広い業務を依頼できます。
広告運用
SNS広告、リスティング広告、ウェブ広告の運用、またメルマガ配信など。
広告運用は、大企業でも外注するパターンが多いため、便利に利用できるでしょう。
クリエイティブ・制作業務
秘書というよりもウェブデザイナーを自社に抱えていると表現すべきかもしれませんが、バナー作成、ウェブやロゴデザイン、またランディングページの作成、コーディングなど、クリエイターでないとできない業務に対応したサービスもあります。
営業
名刺のデーター入力から始まり、プレゼン資料、企画書、提案書などの作成、リサーチ・分析なども行うことができます。
経営者みずからがトップセールスをしているような会社では、とても便利な存在です。
オンラインのサービスですので、主に営業事務やマーケティングのアシスタントなどの業務代行で、実際の営業業務を依頼することはできないのが通常ですが、弊社には実際のテレアポや営業代行の準備が出来ているのが、強みでもあります。
では次に、オンライン秘書のメリットについて見ていきましょう。
業務量に応じ人件費の調整が可能
例えば閑散期と繁忙期の差が激しかったり、不定期に発生する業務の場合、人件費が無駄に発生してしまうことがあります。
オンライン秘書サービスなら、必要な時、必要な業務だけ依頼すればいいので、人件費削減が可能になります。
コア業務に一点集中
ルーチンワークやバックオフィス業務などをオンライン秘書に任せることで、コア業務に集中できるメリットがあります。
幅広い業務を依頼できる
先ほどの業務説明にもありましたように、オンライン秘書は自社リソースではできない専門的な仕事も依頼することが可能です。
さて忘れてはいけないのが、オンライン秘書のデメリットです。
オンライン秘書頼んでみたいけど、担当スタッフのスキルが事前にはかりづらいのがネック！本当に優秀な人材なの？という声をよく耳にします。
オンラインだからこそ、そこが一番気になるところですよね。
CSを初め、実は顧客との一番の接点であるノンコア業務。
しかしながら社内の限りある優秀な人的リソースを、ノンコア業務に割きにくいのが企業の実情です。
実は弊社「ASHIGARU」のスタッフは「元・営業ハイパフォーマー」のみ。
元・営業ハイパフォーマーがオンライン秘書を行うことに、意味があると思っております。
なぜなら、LTV（生涯顧客価値）を最大化させるということを得意にしているからです。
従来どおりの採用、教育、人的、時間的コストを掛け続けるのか、或いは「オンライン秘書」という選択肢か。
これを機会に、少しでも導入をお考えいただけたら幸いです。
